こんなお悩みを解決。
本記事では、下記の内容を解説します。
- 仕事が忙しいときの対処方法
- 繁忙期に200件の案件を処理した話
次から次へと仕事が舞い込んで、キリがないときってありますよね。
処理が追いつかなくなって、心身共にヘトヘトになって、「もう限界」と感じるとき。
例えば、繁忙期や突然のトラブルで、予定通りに物事が進まなくなったときとかですね。
この記事では、仕事が忙しいときでも早く仕事を終わらせる方法を紹介しています。
他にも方法はあるかもしれませんが、僕が実際に力を入れて改善したことなので、『仕事が忙しいときの対処法』としてお役に立つはずです。
仕事が忙しいときの対処方法
ここでは、基本的な対処法を5つご紹介します。
この5つができるようになるだけでも、だいぶ自由時間が増えるのではないかと思います。
対処法①：整理整頓をしましょう
忙しくなってくると、一分一秒がとても大切になります。
探し物や調べごとをしていると、あっという間に時間が経ち、気がついたときは、思った以上に仕事が進まなかったなんてことってありませんか？
探し物に時間がかかるのは、整理整頓ができていないのが原因です。
なので、必要なものを必要なときに、すぐ取り出せるように整理整頓を意識することが大切です。
整理整頓については下記の記事にまとめましたので、参考になるかと思います。
参考記事：>>効率よく仕事をするために必要なこと【結論：整理整頓を意識すべき】
対処法②：スケジュールの確認頻度を増やす
期限を意識することも、仕事をする上で、大事ですよね。
案件を多く抱えていると、仕事が忙しくなった場合、目の前の案件に集中してしまい、他の案件の期限をついつい忘れてしまいがち。
もちろん、日頃からスケジュールを意識していると思いますが、忙しくなると全てのスケジュールを把握することが難しくなります。
いつもならできることなのに、忙しくなるとできなくなることって多いんですよね。
なので、忙しいときは短いスパンで、スケジュールを確認するようにしましょう。
スケジュールの建て方については下記の記事でも紹介していますので、よろしければ参考にどうぞ。
参考記事：>>【簡単】スケジュールの立て方【3つのことを意識するだけ】
対処法③：進捗管理
スケジュールの確認とセットで進捗管理もこまめに行いましょう。
スケジューリングは、案件の最終地点を把握するために行うもので、進捗管理は、現時点で自分が全体のどこまでを終わらせたかを把握するためにするものです。
「このままのペースで間に合うのか」とか「まだ終わらせていないことはないのか」などを確認するために必要です。
細かくチェックリストをつくる方がいいですが、最初は難しいかもしれないので、大枠を決めましょう。
その大枠にそって、チェックリストをつくることからはじめた方が、ハードルが低いのではじめやすいです。
対処法④：やるべきことを把握する
仕事が忙しくなると、あれもこれもと手を出しがちになりますが、下記の2点を意識するようにしましょう。
- あなたがやるべきこと
- あなたにしかできないこと
この2点を意識しながら、仕事を進めましょう。
一人で抱え込みすぎると、スムーズに進みません。
限られた時間の中で、１日にできることは意外に少ないのです。
なので、あなたにしかできないことを優先し、誰でもできることは、他の誰かに依頼しましょう。
対処法⑤：優先順位をつける
最後は優先順位をつけることです。
なぜ、最後に優先順位をつけるのかと言うと、上記のことができていないと、優先順位をつけることができないからです。
スケジュールの確認頻度を増やし、進捗管理で現状を把握して、その中で優先順位をつけて集中して処理していく。
どんなに忙しくても、この流れにうまく乗ることができれば、今より負担は減るはずです。
優先順位の建て方については、こちらの記事が参考になるかと思います。
繁忙期に200件の案件を処理した話
以前に勤めていた不動産会社では、繁忙期になると、200件以上の案件を処理しなくてはいけません。
チームがいれば、まだ楽なのかもしれませんが、僕が入社して間もない頃は、全てを1人で行っていました。
当然多くの失敗やミスをしてきました。
最初の頃は何もできなかった
初めての事務職ということもあり、当時の僕はスケジュールや優先順位をまったく意識せずに、ひたすら目の前のことから処理していました。
なぜなら、時間に追われていて、目の前のことをするので、いっぱいいっぱいだったからです。
そうすると、当然期限に間に合わない案件ができます。
結局は上司が僕の代わりに全部処理して、大事にならずにすみましたが、そのときは自分の力の無さに悔しい気持ちでいっぱいでした。
一冊の本との出会い
そこで一冊の本と出会いました。その本が『トヨタ最強の時間術』という本です。
この当時の僕は、時間が足りないと思い、どうすれば、時間を有効に使うことができるのかで悩んでいました。
タイトルを見たときは「読んでみるか」くらいにしか思っていませんでしたが、読んでみて衝撃を受けました。
僕では決して気がつかないようなことばかりだったので、本当に買って良かったと思っています。
この本がきっかけで、他のトヨタ系の本も購入するようになりました。
一人で200件処理できるまでになった
トヨタ系の本を読み、本に書いてあったことを一つ一つ試していくうちに、自分でもびっくりするくらい、仕事がスムーズに進んだのを今でも覚えています。
仕事がスムーズに進むと余裕が出てくるんですよね。
余裕が出てくると、その余裕がある時間を使って他のこともできるようになり、その結果として、繁忙期でも200件の案件を処理できるようになりました。
本を読んで実践していった結果、僕に足りなかったのは、『時間の意識』と『仕事をスムーズにするための仕組み』だということに気がつきました。
仕組みさえわかれば、あとはその仕組みに載せるだけ。
電車で例えると、線路を敷いてその上に電車を走らせるイメージですかね。わかりにくかったらすみません。
次の駅まで線路を敷く（仕組化する）のは大変ですが、一度線路を敷いてしまえば、そのあとは電車（仕事）を走らせるだけ。目的地まで「あっ」という間です。
ということで、今回は以上です。
