本記事では、下記の内容を解説します。
- スケジュールの立て方
- 最初から完璧なスケジュールを目指さない
- 誰でも簡単にスケジュールを立てることができる
会社に入社した当初の僕は、こんな感じでした。
- スケジュールを立てることができない
- 期限ギリギリになるまで忘れていた
- そして、怒られる
そんな僕でもスケジュールを立てることができるようになったので、参考になるかと思います。
スケジュールの立て方
スケジュールの立て方というと、難しく感じるかもしれませんが、そんなことはありません。
意識しておくことは、3つだけなので、誰でも今からでも簡単にはじめられます。
①優先順位
まずはじめに意識すべきなのは、優先順位です。
期限が近いもの、重要性の高いものから、メモしていきましょう。
優先順位の付け方については、こちらの記事にまとめましたので、参考にどうぞ。
②時間
次に意識するのは時間です。
優先順位を決めたら、開始時刻とおおよその終了時刻を決めておきましょう。
例えば、2時間くらいかかりそうな面談でも、余裕を持って、2時間半で予定を立てるとかですね。
ちょうど2時間で終われば、あまった時間は、次の仕事の再確認に使ってもいいですし、次の仕事までの休憩時間に使ってもいいですよね。
ポイントは、『時間は目安でOK』ということです。
ガチガチに決めてしまうと、予定外のことが起きるとテンパリますし、修正するのも大変です。
なので、余裕を持たせて長めに見積もることが大切です。
③目のつくものに書く
スケジュール帳に書く人もいますが、慣れないうちは携帯など、普段よく目にするものに書くのがいいです。
スケジュール帳を開く習慣がない人は、スケジュール帳に書いたとしても、そのスケジュール帳を頻繁に見ないですよね。
スケジュールを立てたとしても、目に入らなければ忘れてしまいます。
スケジュール帳を持つ意味は、『予定の確認』なので、確認を忘れるようなら、スケジュール帳の意味がなくなってしまいます。
スケジュール帳に慣れていない人は、普段からよく目にしているものに、スケジュールを書き込むようにしましょう。
最初から完璧なスケジュールを目指さない
よくある失敗例として、『完璧なスケジュール』を立てようとすることです。
経験したことがある人も多いと思いますが、仕事をしていると、予定外なことってたくさん起こりますよね。
例えば、下記のような場合
- 突然のトラブルで予定が総崩れ
- 突然のキャンセルで予定が崩れた
- 大きな商談が入りそちらを優先しなければならなくなった
こんな感じで、せっかく完璧なスケジュールを立てたとしても、簡単に崩れてしまうこともあります。
「やっぱりスケジュールを立てるのは大変なんだ」と思われるかもしれませんが、そんなことはありません。
スケジュールは、『ざっくりな未来予想図』と思ってください。
『未来予想図』は言い過ぎですが、『未来の行動を忘れないためにメモする』感じです。
どんな行動をすればいいのか、忘れないためにメモをする。それがスケジュールです。
誰でも簡単にスケジュールを立てることができる
ここで、簡単にスケジュールを立てる手順を紹介します。
手順①：その日1日のやることを洗い出す
手順②：おおよそのかかる時間を見積もる
手順③：優先順位をつける
手順④：予定として組み入れる
上記でも言いましたが、スケジュールは『忘れないためのメモ』です。
例えば、下記のような場合
手順①：その日1日のやることを洗い出す
○月△日にやること（勤務時間：9:00~18:00、休憩時間：12:00~13:00）
①メール確認・返信
②書類の処理
③会議
④交通費の生産
⑤書類フォルダーの整理
こんな感じで、1日のやることを書き出します。
次に、各項目に必要な、おおよその時間をあてます。
手順②：おおよそのかかる時間を見積もる
①メールの確認・返信→30分くらい
②書類の処理→2時間くらい
③会議→2時間（13:00~15:00）
④交通費の精算→30分くらい
⑤書類フォルダーの整理→3時間くらい
※わかりやすくするために、ざっくり書いています。実際はもっと、いろんなやることがあって、時間ももっと、細かく刻むことになるかと思います。
あとは、これを優先順位の高いものから、順番に1日の予定の中に組み込んでいくだけです。
とはいっても、会議など、全体で行うものは、予め開始時刻と終了時刻が決められているので、そういったものは、先にスケジュールに組み込んでいきましょう。
手順③：優先順位をつける
手順④：予定として組み入れる
人にもよりますが、だいたい下記のような感じになるかと思います。
9:00~11:00→書類の処理・・・②
11:00~11:30→交通費の精算・・・④
11:30~12:00→メールの確認・返信・・・①
12:00~13:00→お昼休憩
13:00~15:00→会議・・・③
15:00~18:00→書類フォルダーの整理・・・⑤
スケジュールの書き方にもいろいろあると思いますが、最初は、細かいことを気にせず、あなたのわかりやすい書き方でいいと思います。
あなたが、そのメモをパッと見たときに、どんな行動をすればいいのかがわかれば、それがあなたのそのスケジュール帳です。
まとめ
スケジュールを立てることを、難しく思わなくても大丈夫です。
仕事だと思うと深く考えがちになりますが、気楽にいきましょう。
スケジュールを立てる目的は、「行動を忘れないようにメモする」ことです。
慣れないうちは大変かもですが、慣れればそこまで大変じゃないです。
今回は以上です。
