こんな疑問にお答えします。
本記事では、下記の内容を解説します。
- 優先順位の付け方
- 「重要度」「緊急性」の判断基準
- スケジュールを立てる
優先順位がつけられない
「重要度」「緊急性」がわからず非効率に仕事をする
手当たり次第に仕事をする
昔の僕はこんな感じでした。
そんな状態から抜け出すことができたので、その『抜け出し方』を紹介します。
優先順位の付け方
①重要性の高いもので、すぐやらなければいけないこと
②重要性は高くないが、すぐやらなければいけないこと
③重要性は高いけど、すぐやらなくてもいいこと
④重要性も高くなければ、すぐやる必要もないこと
こんな感じに、1日にやるべきことを区分けしましょう。
よく言われる、優先順位の付け方ですが、これが一番シンプルで、効果があると思います。
この方法をもとに、僕が実際にやってみて、気がついたところもあるので、参考になれば幸いです。
最初は大雑把に分ける
最初は細かいことを気にせず、思いつきで書いていきましょう。
細かいところまで深く考えすぎると、決められなくなってしまいます。
なので、最初は大雑把に分ける
- 大きな仕事で締め切りが近い案件→とりあえず①
- 大きな仕事ではないが、締め切りが近い案件なら→とりあえず②
- 大きな仕事だが、期限が先のもの→とりあえず③
- 大きな仕事でもなければ、期限も十分間に合う案件→とりあえず④
※この『とりあえず』が大事。ガチガチに決めないのがポイントです。
こんな感じで、最初はざっくり分けていきます。
もちろん、これだけで終わらせるのではなく、その中でさらに、優先順位をつけます。
なるべくすぐ終わるものから対処していく
各項目に分けることができたら、その中でさらに、『早く終わらせれそう』なものから処理していきます。
ここまでくると、案件の数を減らすことを意識した方がいいです。
なぜなら、重要で、締め切りも近い案件1つに時間を取られすぎると、他の案件が進まないからです。
重要で締め切りが近い案件が5件あるとすると、その5件の中で、早く終わらせれそうな案件に順番をつけて対応していきます。
例えば、下記のような場合
案件A：ちょっと時間かかりそう
案件B：かなり時間かかりそう
案件C：すぐできそう
案件D：すぐできそう
案件E：ちょっと時間かかりそう
この場合は、C・Dから先に終わらせ、その後、A・E、そしてBという順番で進めていきます。
もちろんC・Dに取り掛かる時も、早く終わらせれそうな方から取り掛かります。
「重要度」「緊急性」の判断基準
優先順位で「重要度」「緊急性」を決めるのはわかったけど、じゃ、どうやって判断するの？と思うかもしれません。
僕も最初の頃は、この辺りがわかりませんでした。
上司に確認
一番いいのは、上司に確認することです。
上司の方が、当然経験もあるので、いろんなケースを想定して、なにを優先的に進めた方がいいのかを教えてくれます。
内容だけを見て、「重要じゃない」「まだ余裕がある」と思っている案件でも、
- 必要な書類を揃えるのに時間がかかる
- 実は過去にトラブルになったことがある
など、目に見えない不安要素が隠れていたりすることもあります。
上司ならその辺はわかっているはずなので、適切な指示をしてくれます。
とはいえ、「なにから先にやればいいですか？」なんて上司に聞くと、「そんなの自分で考えろ！」と言われかねないので、確認するときは『聞き方』にも注意しましょう。
上司への相談の仕方については下記の記事にまとめましたので、よろしければ参考にどうぞ。
同じような「重要度」「緊急性」の案件が重なった場合は？
仕事を多く抱えるようになると、同じような「重要度」「緊急性」の案件が重なることってありますよね。
その場合は、上記でも解説した、『早く終わるものから順番に対処していく』ですね。
時間をかけた上に、一つも終わらないより、一つでも多く終わらせた方がいいからです。
プラスアルファとして、『誰の案件なのか』というのも、一つの判断素材にするといいかもしれません。
当然ですが、役職が上の人の案件を優先的に進める。
課長より次長、次長より部長の案件。
もちろん、これは同じような「重要度」「緊急性」の案件が重なった場合の話です。
基本的には、「重要度」「緊急性」の高い案件から処理していきましょう。
スケジュールを立てる
「重要度」「緊急性」に分けることができれば、あとは、スケジュールに組み込むだけです。
仕事が忙しくなってくると、処理する案件も増え、せっかく「重要度」「緊急性」に分けたとしても、ついつい、目の前の仕事から手をつけてしまう。
それでは、分けた意味がなくなるので、スケジュールを立てて、確実に一つずつ処理していきましょう。
スケジュールってどうやって立てるの？については、下記の記事にまとめましたので、よろしければ参考にどうぞ。
効率よく仕事を進めるためには、優先順位とスケジュールをうまく活用しましょう。
まとめ
優先順位の立て方としては、
①「重要度」「緊急性」をざっくり洗い出す
②その中で早くできそうなものから順番に対処していく
これだけです。
簡単ですよね。
仕事をはじめた当初は「なにが重要で、なにが緊急性が高いのか」まだわからないことも多いかと思います。
そのときは、上司や先輩に確認しながら、ひとつひとつ覚えていきましょう。
今回は以上です。
