部下からの報告がないと、悩んでいる上司の方はいませんか？
実は、部下が報告しないんじゃなくて、上司がさせないようにしている可能性があるんです。
この記事では、どうすれば、部下から報告してもらえるのか、について解説しています。
部下からの報告がなくて、悩んでいる方の参考になれば幸いです。
本記事では、下記の内容を解説します。
- 部下が報告をしない理由
- 部下が報告するようになる方法
- 部下への接し方次第で、部下は変わる
この記事を書いている僕は、不動産投資会社で4年間勤務していました。
部下の辛さや、上司の大変さを経験してきました。
今回は『部下が報告しない理由と対処法』について解説していきたいと思います。
部下が報告をしない理由
部下が報告しない理由は、主に3つあります。
理由①：「自分で考えろ」と言われたから
仕事をする上で、部下本人が考えながら仕事をすることは必要なことです。
ですが、なんでも「自分で考えろ」と突き放してしまうのは、逆効果なんです。
というのも、「報連相したところで、自分で考えろと言われるなら、報連相って意味ないよね」と、部下は考えてしまうんです。
部下本人が考えることも大事ですが、上司がちゃんと、部下の話を聞くことも、同じくらい大事なんです。
理由②：報告するタイミングが分からないから
上司が忙しそうにしていると、部下は気を使うんです。
- 忙しいから、後で報告したほうがいいのかな、、、
- 今はなんだか機嫌が悪そうだし、あとで相談しようかな、、、
報告した方がいいと思っていても、『今のタイミングでもいいのか』と、報告のタイミングが分からないことがあるんです。
報連相のタイミングが、分からない部下もつらいんです。
『報告したいけど、怒られたらどうしよう』と不安でいるんです。
理由③：報告が必要かどうか、判断できないから
報告が必要なことなのかどうか、判断できない部下もいます。
- これって報告が必要なんだろうか？
- こんなことでも、報告していいのだろうか？
主に、まだ仕事を理解していない、新入社員に多いのではないかと思います。
一見、些細に思えるようなことでも、実はすごく大事なことってありますよね。
新入社員はその辺がまだ分からないので、上司や周りがしっかり、教えていないのが原因なんです。
部下が報告するようになる方法
部下に報告させる方法は、実はそんなに難しくないんです。
部下に報告させる方法①：つき返さない
忙しい時によくあることですが、『そんなことでいちいち相談してくるなよ』と、つき返してしまったことはありませんか？
上司からすれば、「こんな忙しい時に」と思われるかもしれません。
ですが、つき返された部下は何を思うんでしょうか？
おそらく、「忙しい時は、相談しちゃいけないんだ」と思うのではないでしょうか？
ただ、『忙しくても相談に乗れ』といいたいのではありません。
上司なんですから、毎日が忙しいのです。
つき返さないというのは、きちんと、説明をすることが必要だということなんです。
例えば、「悪いけど、今は手が開かないから、1時間後にしてもらえないかな？」と伝えてみてはいかがでしょう。
今は相談に乗れないけど、後で相談に乗ってくれることがわかれば、部下も『相談していいんだ』と、思うのではないでしょうか？
ここで、大事なのは、『いつならいいのか』を具体的に伝えることです。
『後で』だと、『後っていつ？』と分からないので、部下ももう一度聞きづらいし、最悪の場合、相談することをやめてしまうんです。
「そういえば、この間何か相談しようとしていなかった？」と質問しても、部下は「あ、もう解決したので大丈夫です」と、そんなやりとりをした経験はありませんか？
部下に報告させる方法②：丁寧に説明してあげる
仕事がまだ分からない段階では、どんなことを報告して、どんなことを報告しないのかが、分からないことがあります。
原因は簡単で、
- まだ仕事になれていないから
- 部下への説明不足
なんです。
部下への説明不足というのは、多くの場合「何かあった時は報告してね」と、伝えて終わりにしているのが原因なんです。
『何か』とはなんでしょう？
この『何か』が分からないので、ことが起きても、報告する必要があるのか、それともないのか、判断できないんです。
なので、「〇〇になったら報告してね」とか「〇〇を10部作ったら報告してね」とか、『何がどうなったら』報告すればいいのかを、明確に伝えることが必要なんです。
部下に報告させる方法③：部下からの報告をキャッチする
部下からの報告が、少ないと悩んでいる上司は多いと思うんです。
ですが、部下って実は、たくさんのことを報告しているんです。
例えば、部下から「取引先の〇〇部長、今月で定年退職するそうですよ」と話しかけられたら、どう反応しますか？
そんなの『どうでもいいこと』として、「へぇ〜そうなんだ」で終わりにしますか？
それとも、「それなら、こちらも何か、祝いの品でも送った方がいいかもね」と答えてあげますか？
仕事とは直接関係ない、ただの会話かもしれません。
ですが、これも部下からの報告なんです。
こういった、部下からの『小さな報告』をキャッチして、積み上げることが、部下からの『重大な報告』へと繋がっていくんです。
部下への接し方次第で、部下は変わる
部下が報告をしてこない大きな原因は、『上司からの対応』だと思うんです。
- 部下が報告しようとしているのに突き返すして、それっきり
- 明確な説明がないから、部下も何を報告していいのか分からない
- 部下は報告しているのに、上司がそれに気づかずスルーしてしまっている
そのため、報告することをやめてしまうんじゃないでしょうか？
上司にとっての「報告」と部下にとっての「報告」って違うんです。
上司にとっての報告は、プロジェクトの進捗や抱えている課題など、仕事をする上で重要なことではないでしょうか？
ですが、部下にとっての報告は、仕事上で起きた出来事全てなんです。
重要なことも、そうじゃないことも。
この『そうじゃないこと』の報告が多いから、イライラする上司の多いんじゃないでしょうか？
「そんなことまで、いちいち報告するなよ、こっちは忙しんだから」と、こんな感じに。
それが態度に出てしまい、部下からの報告が減っていく。
なので、部下から報告があったとき、上司の対応が今後を左右するといっても過言ではないんです。
まとめ
『報告』と一言でいっても、上司と部下の間に、ズレがあるんです。
上司がして欲しい『報告』と、部下のした方がいい『報告』って違うんです。
まずは、このズレを修正するところから、はじめてみてはいかがでしょうか？
それには、なんといっても、部下自信が『報告することの必要性』をわかってないといけないんです。
それだけじゃなく、上司も部下への対応を見直す必要があるんです。
ということで、今回は以上です。
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