【抱えすぎ注意】仕事が多すぎてキャパオーバー【原因と対処法を解説】

 

 

こんな疑問にお答えします。

 

頼まれごとを断れない。気がついたら机の上が書類の山。

 

こんな感じでキャパオーバーに陥っていませんか？

 

この記事では、僕が実際にキャパオーバーに陥った原因とそこから抜け出した対処法を解説しています。

 

キャパオーバーに陥ってもがき苦しんでいるなら、今の状況から抜け出すヒントが見つかるかも知れません。

 

本記事では、下記の内容を解説します。

 

 

僕も、会社員の頃は、頻繁にキャパオーバーに陥っていました。

 

理由は自分でもわかっていたんです。

 

ですが、相談できる人もいないので、一人でモクモクと、、、淡々と、、、処理していたのを覚えています。

 

仕事が多すぎてキャパオーバー

 

僕が、キャパオーバーに陥った理由は4つありました。

 

キャパオーバーの理由①：一人で抱え込んでしまう

「この仕事を、君に任せるよ」

 

そんな言葉を上司から言われたら、『頼られているんだ』と嬉しくなりますよね。

 

頑張って、張り切って、自分のキャパシティ以上の仕事を抱え込んでしまう。

 

誰かに頼ればいいのに、「頼られているんだ」という責任感から、誰にも頼れない。

 

キャパオーバーの理由②：優先順位がつけられいない

優先順位がつけられないと、仕事効率や、順番を無視して、目の前にあることから手当たり次第に、進めようとします。

 

そうなってしまうと、

 

この、負の連鎖を引き起こさないためには、優先順位を意識することが大切です。

 

優先順位については、下記の記事にまとめましたので、興味のある方はチェックしてみてください。

 

>>【簡単】今からできる優先順位の付け方

 

キャパオーバーの理由③：仕事量が多い

事務職でよくあるのが『仕事の量が多すぎる』という場合です。

 

優先順位や効率を意識しているのにもかかわらず、舞い込んでくる仕事が後を絶たない。

 

例えば、

 

あとを絶たない仕事にイライラしながら、残業コースへと突入、、、。

 

キャパオーバーの理由④：仕事を断れない

先輩や上司から「悪いけど、これもお願い」と言われたら、簡単には断れないですよね。

 

ついつい「わかりました！」と安請け合いしてしまう。

 

それが、地獄への一歩だとも知らずに、、、

 

断れないのは、下記のような理由からではないでしょうか？

 

仕事の断り方については、下記の記事にまとめましたので、よろしければ参考にどうぞ。

 

>>頼まれたら断れない、依頼された仕事を断る方法【断る勇気】

 

キャパオーバーの前兆

 

キャパオーバーに陥る前には、前兆のようなものがあります。

 

キャパオーバーの前兆①：仕事量が増えた

『あれ？なんか仕事の量が増えてる？』と、思ったら注意が必要です。

 

気がつかないうちに、キャパオーバーの一歩手前にいる可能性だってあるんです。

 

突然の仕事量増加に対呼応する手段は、仕事の管理表を作ることです。

 

管理表を作ることで、自分が抱えているが増えているのか、減っているのかがわかります。

 

キャパオーバーの前兆②：周りの人より、会社にいる時間が長くなった

会社帰りの電車の中で、「最近、毎日のように残業しているなぁ、、、」と、窓の外を眺めながら考えている。

 

そんなあなたは、キャパオーバーの入り口に立っているのかも知れません。

 

例えば、下記のような場合

 

周りの人より、会社にいる時間が長いということは、周りの人以上に仕事をしているということです。

 

キャパオーバーの前兆③：本来の業務以外の業務が増えた

「あれ？なんで人事部の仕事をしているんだろう？私、経理部なのに、、、」

 

など。

 

上司や仲のいい同僚から頼まれたら、力になりたくて、ついつい引き受けてしまう。

 

自分に余裕があるのならまだいいのですが、余裕のないときまで引き受けてしまう。

 

相手の力になりたいと思うことは大事ですが、それにはまず、自分に力がないとできません。

 

キャパオーバーの前兆④：イライラすることが増えた

キャパオーバーになると、イライラすることが増えます。

 

やらなければならないことが増える一方で、自分の処理が追いつかない。

 

それが焦りとなり、イライラにつながるんです。

 

『忙しい人は機嫌が悪い』とイメージすれば、わかりやすいかもしれません。

 

「最近イライラすることが増えたかな」と感じたら、いったん落ち着いて今の現状を整理してみましょう。

 

>>仕事でイライラする原因と解消法【あなたがイライラする原因は何？】

 

キャパオーバーの対処法【5つ】

 

キャパオーバーの対処法①：スケジュール表を作る

簡単なものでもいいので、1日のスケジュール表を作ってみましょう！

 

スケジュール表には、下記のようなメリットがあります。

 

1日のスケジュールを作ってみて、そのスケジュール通りに行動してみましょう。

 

予定を多く書き込むと、キャパオーバーになりかねないので、注意が必要です。

 

スケジュールの立て方については、>>【簡単】スケジュールの立て方【3つのことを意識するだけ】で、紹介していますので、参考にどうぞ。

 

キャパオーバーの対処法②：管理表を作る

仕事が増えてくると、把握するのが大変になってきます。

 

どんな仕事が残っていて、なんの仕事を終わらせたのか。

 

仕事内容を簡単な表にまとめておくと、後で見返すときに楽です。

 

キャパオーバーの対処法③：無駄な行動を減らす

意外と気づかないことですが、会社にいると無駄な動きをしていることが多かったりします。

 

無駄な動きを減らすだけでも、かなり時間に余裕を持つことができるので、ぜひ試してみてください。

 

例えば、下記のようなこと。

など。

 

たかが1分、1秒と思われるかもしれませんが、ちりも積もればなんとやらで、

 

普段なにげなく行動していることで、時間を短縮できるものがないか、探してみるといいかもです。

 

これらの回数を減らすだけでも、時間に余裕が持てるようになりますよ。

 

キャパオーバーの対処法④：整理整頓する

当たり前にように思われるかもですが、意外にできていないことが多いです。

 

整理整頓には、下記の様なメリットがあります。

 

整理整頓を怠ると、書類が埋もれ、急ぎの案件を見過ごし、対処が遅れることにもなりかねません。

 

予期しないタイミングで、仕事が舞い込んでくると、テンパる原因になるので、そこからキャパオーバーにつながります。

 

整理整頓の仕方については、>>仕事効率を上げるための整理整頓方法【整理整頓が苦手な人でもできるようになる】で解説しています。

 

キャパオーバーの対処法⑤：次の日の準備をする

「よし！今日は早く仕事が終わったぞ！終業時間までまだ時間あるから、それまでネットでも見てようかなぁ」

 

早く仕事を終わらせた日くらいは、終業時間までのんびりしたいですよね。

 

ですが、『あしたも早く仕事を終わらせて、家に帰る』、そのため次の日の準備をするのはどうでしょう？

 

例えば、終業時間の30分前に、次の日の準備をするとかですね。

 

『次の日にやることリスト』みたいなものをつくって、メモしておくだけでもいいですね。

 

早く家に帰っても、することがないという方は、自己研鑽に励んではいかがですか？

 

>>【時間は有限】会社の仕事に慣れたら次は自己研鑽に時間を使いましょう

 

まとめ

 

キャパオーバーってきくと、「力が足りない」とか「能力が足りない」と思われがちですが、そんなこともないんじゃないでしょうか？

 

キャパオーバーの人は、ただ単に『仕事の仕方を知らないだけ』だと思うんです。

 

仕事の仕方さえわかれば、力や能力に関係なく、キャパオーバーの状態を回避できるんじゃないかと思います。