整理整頓と聞くと「簡単だしいつでもできるよ」と思っていませんか？実は整理整頓ってそんな簡単なことでもないんですよね。なぜならそれなりの工夫が必要だからです。
この記事では整理整頓術を身につけて、仕事の生産性を上げるための方法を解説してます。誰でも明日からできることばかりなので、今の仕事の効率を上げたい方は最後まで読んでみてください。
本記事では、下記の内容を解説します。
・仕事効率を上げるための整理整頓方法
・整理整頓をすることのメリット
・整理整頓を習慣化させるためには
仕事効率を上げるための整理整頓方法
仕事が忙しくなってくるとデスクの上に書類が散乱してしまいがちです。どこに何をおいたか分からないと必要なものを探すだけでも時間がかかる。片付けようにも時間がないのでそのまま放置、その結果仕事ができない人と言われる。
それでは仕事の効率もよくならないですし、生産性も下がるだけ。すぐに改善しましょう。大丈夫です。簡単な方法なので意識さえすれば誰にでもできますので、一緒にその内容をみていきましょう。
仕分け
まず最初にすべきは仕分けです。
業務ごとに書類を仕分けることで、どこになんの書類があるのかがわかりやすくなるからです。
経理の書類、企画書類、申請書類などは、それぞれの項目に分けて保管しましょう。
デスクがそんなに広くないという人は、引き出しやデスクの下（足下）で空いているスペースを使うのもいいですね。仕事の効率を上げるための準備だと思って優先して取り組むようにしてください。
どこになんの書類があるのかがわかると、必要なときにパッと取り出せるので、いちいち探すのに時間をとられることもなくなります。
横置きはやめて縦置きにする
書類を横向きに置いている人が多いですが、ズバリ縦置きの方がいいです。
横向きと違って縦置きの方が書類が重ならないため場所を取りませんし、必要な書類を取り出すときも簡単です。
横向きにすると書類が重なってしまい、下にある書類が何かわからなくなるのもデメリットですね。下の方にある書類ってあまり見ませんよね？縦置きにすれば見やすいですし、取り出しもしやすいですよ。
100均のブックエンドで十分対応できますので簡単です。
ものの定位置を決める
気分を変えるために、デスク上のものの配置を頻繁に移動させるのはよくないですね。
頻繁に配置換えをすると結局のところ、どこに何を置いたかわからなくなってしまいます。
「あの書類が入っているボックスはどこにしまったかな」と、自分でもどこにおいたかわからなくなってしまいますのでやめましょう。
頻繁に変えるのはよくなくて、1年に一回大掃除の時などに変えるのがいいと思います。
定位置を決めることは大切で、忙しいときや集中しているときなんかは、反射的に今までのところにあるものだと思ってしまい、今までのところから取り出そうとします。
定位置が乱れると探すことに気が行きがちになり集中力が切れてしまします。なので定位置を決めて配置は頻繁に変えないようにすることをおすすめします。
必要のないものは処分する
あまり使っていなものまで保管していませんか？あまり使っていないようなものは処分しましょう。
おそらく必要のないものまでデスクの上にあるか、もしくはデスクの引き出しにしまっているのではありませんか？
「いつまた使うか分からないからとりあえず保管している」という気持ちもわかりますが、一年に数回しか使わないようなものは『必要のないもの』と決めて処分しましょう。
書類関係はPDFにしてパソコンに保管すればすっきりしますよ。
不要なものが減ると気分もすっきりして、集中して仕事に取り組むことができるようになります。
整理整頓の時間を作る
整理整頓をするには時間をとることも必要です。
どこに置いた方が使いやすいか、またはどうすればわかりやくなるか、など工夫するためですね。
例えば重要な書類には見やすいように赤色のインデックスを貼るとかですね。自分で使うものに関しては、あなたが見やすいようにアレンジすればOKです。
会社の閑散期や早く仕事を終えたときなんかは絶好のときですね。ネットサーフィンや他ごとに使うのはもったいないですよ。
繁忙期なんかだとなかなか時間をとるのは難しいかもしれませんが、その時は『あとでやることリスト』かなんかを作るのもいいですね。
整理整頓に時間をかけることで、わかりやすくすることができ、仕事の効率を上げることにもつながります。
手の届く範囲に必要なものを置く
必要なものを必要なときにすぐ手に取れるようにするのも大切です。
ものを探したり、ものをとる行為だけでも時間の無駄だからです。
例えば、申請書類のマニュアルなんかは必要なときにすぐみれるように手を伸ばした先に置くようにするとかですね。
「ものをとることや探すことなんてそんなに時間がかからない」と思われるかもしれませんが、ものがなかなか見つからないと時間がかかってしまったり、集中力が切れる原因になってしまいます。
必要なものを必要なときにすぐ手に取れるようにしておくと効率もいいですし時間短縮にもなりますよ。
整理整頓をすることのメリット
集中できるようになる
デスク周りがキレイ整頓されていると集中力が高まります。
他のものに目を奪われることもなくなり、今取り掛かっている目の前のことだけに集中できるからです。
集中して目の前のことに取り掛かっていても、チラッと他の書類が目につくと「そういえばこれもあったな、どうしよう」と意識がいっていまい、集中力が切れてしまいます。
仕事で効率がいいのは一つのことに集中することです。そのためにも他の雑念となるようなものは目に見えないところにしまっておくのがいいです。
時間短縮になる
整理整頓することで時間短縮にもなります。
なぜなら、必要なものを探す手間が省けるからですね。
何かを探す時間ってあっという間に過ぎてしまいます。気がつけば5分10分と探し物をしていた経験はありませんか？忙しいときなんかは見つからずイライラすることも少なくありません。
整理整頓ができていれば、どこになんの書類があるのか把握することができるので、必要なときにすぐ取り出すことができますよ。
仕事でミスが減る
もしあなたが今仕事でミスが多いのであれば、その原因の一つは整理整頓ができていないことかもしれません。
整理整頓ができていないと、処理する力が下がり、時間をかけても思ったほど成果が出ません。
根拠のデータはありませんが、僕がそうでした。夕方まで頑張ったけど半分も仕事を終わらせることができなかった上に、ミスも多いと怒られることもよくありました。
整理整頓を意識し取り組むことで、仕事のスピードが上がり、ミスも減りました。なので、整理整頓のおかげだと僕は思っています。
仕事でミスが減れば上司に怒られることもなくなり、仕事で成果が出るようになればその分評価も上がるようになります。
整理整頓を習慣化させるためには
整理整頓を習慣化させるためには意識することが大切です。
意識しないと継続できません。その結果また元の状態に戻ってしまします。
プライベートでもそうですが、掃除して家の中をピカピカにしたのはいいけど、数日経ったらまと元の状態に戻った経験はありませんか？
意識するのが難しいのであれば、付箋かなんかに『整理整頓！』と書いて見えるところに貼っておくようにするだけでも効果はありますよ。
他の人に見られたくないという人は、よく開ける引き出しかなんかのなかにしまっておき、その引き出しを開けたときに自分だけの目に見えるようにするのもいいですね。
意識しないと継続できませんし、継続できないと効果が出ません。効果が出ないと今までと変わらずです。意識することを心がけましょう。
まとめ
整理整頓は基本でして、簡単だからあとでいいやとついつい後回しにしがちですが、整理整頓こそがまず初めにしなければならいことだと思います。明日から整理整頓を意識して身の回りの環境を変えて仕事で成果を出しましょう。
環境が変われば仕事の質も変わりますよ。そして周りからの評価も変わるのでぜひ試してみてください。
