部下の残業時間が多いことに頭を抱えている上司の方も多いですよね。
この記事では、部下の残業時間を減らす方法について解説しています。
現状の残業時間を減らしたい方の参考になれば幸いです。
本記事では、下記の内容を解説します。
・残業時間を減らす方法
・残業しなきゃいけない理由
・残業することのデメリット
この記事を書いている僕は、不動産投資会社で4年間勤務していました。
部下の辛さや、上司の大変さを経験してきました。
今回は『部下の残業時間を減らす方法』について解説していきたいと思います。
残業時間を減らす方法
働き方改革の影響もあって、会社からは『残業しないように』と言われるけれど、ただ、部下の残業時間が多い、、、。
残業を減らす方法はたった一つ、『効率的に仕事をする』こと以外にはないんです。
『効率的に仕事をする』とは？
『効率的に仕事する』と一口に言っても、難しいと思われるかもしれません。
ですが、そんなに難しく考えなくてもいいんです。
例えば、
- デスク周りの整理整頓
- 仕事の優先順位をつける
- 仕事の全体像を把握する
これだけでも、効率的に仕事を進めることができるんです。
仕事が非効率になる原因は、一つのことに時間をかけすぎているからなんです。
時間をかけずにテキパキと仕事をするためには、上記の3点が欠かせません。
部下の残業時間が多いことに悩んでいる上司の方は、思い当たるところがあるんじゃないでしょうか？
下記の記事でも解説しているので、興味のある方はチェックしてみてください。
≫≫【部下の仕事が遅い】部下の仕事スピードを上げる方法【経験談】
部下の能力に合わせる
仕事ができる部下と仕事ができない部下っていますよね。
部下本人の能力の問題だったり、仕事への理解が遅いなどから、『できる部下』『できない部下』に別れることはよくあります。
ひどい言い方だと思われるかもしれませんが、現実は残酷なんです。
できない部下に、仕事を集中させるのはパワハラと受け止められかねません。
また、能力に見合わない仕事を任せても、時間をかけた割に成果がいまいちなんてこともよくありますよね？
『何が得意なのか』『どんなことが苦手なのか』そんな部下の得手不得手を把握することも、上司として意識する必要があるんです。
もちろん、「仕事なんだから得意も不得意もないだろ」と思われるかもしれません。
ですが、得意なことから経験を積ませることは、苦手なことを乗り越えるための足がかりにもなるんです。
残業する部下の気持ちも大事
効率的に仕事をすることはもちろん、残業する部下の気持ちを考えることも必要です。
というのも、部下本人が残業が多いことに対して、どんなふうに思っているのか。
例えば、
①残業時間が多いことに課題を感じている
②残業すれば給料が上がるので、残業歓迎！
①の部下なら、残業時間を減らしたいので、適切なアドバイスをすることで、効率的な仕事ができるようになります。
一方で②の部下は、むしろ残業することを良しとしていますよね。
このタイプの部下はダラダラと仕事してしまいがち。
こればかりは、部下本人の仕事に対する意識の問題なので、上司のあなたがアドバイスしたところで、解決することは難しいんです。
残業してしまう原因
部下の残業時間を減らすことも大切ですが、『なんで、いつも残業しているんだろう？』と、その原因を突き止めることも同じくらい大切なことなんです。
下記では、主な原因を取り上げているので、自分の部下が該当していないか思い返してみてください。
もちろん、『残業代目当て』という理由はなしです。
※仕事の内容や状況などによって違いはあります。
原因1：デスク周りが散らかっている
デスク周りが散らかっているのも、残業をする原因になります。
僕自身経験済みでして、理由は探し物に時間がかかってしまうからなんです。
仕事をしているといろんな案件が舞い込んできて、どこに何を置いたのかわからなくなることってありませんか？
特に繁忙期なんかは仕事が忙しく、散らかりやすい。
ですが、そのことが原因で仕事が非効率になってしまい、結果残業をすることになってしまうんです。
原因2：何からはじめていいかわからない
仕事を理解していない部下に多いのが、「なにからはじめればいいんだろう？」と考えてしまうことです。
例えば、繁忙期なんかまさにいい例じゃないでしょうか。
繁忙期になると当然忙しくなりますよね。
その際に、仕事を理解している部下は、優先順位を決め、もくもくと自分の仕事をこなします。
一方で、仕事を理解していない部下はというと、とりあえず目の前のことから始めるんです。
その結果、期限が近いものを後回しにしてしまい、取り戻そうと残業することになってしまうんです。
原因3：部下本人のキャパオーバー
部下に限らず、人それぞれにキャパがあります。
もしかしたら、あなたの部下はキャパオーバーになっている可能性だってあるんです。
例えば、「なんでこんな簡単なことに時間をかけているんだ！」と叫びたくなる時はありませんか？
こういった時も、他の人にとってあっという間にできることでも、部下本人からしたら、時間のかかることなのかもしれません。
当然のことですが、キャパオーバーになった部下は、生産性がガクンと下がります。
効率なんていうのも無視です。
もしかしたら、部下本人も今自分が何をやっているのかわからないでいるのかもしれません。
そんな時は、一緒に仕事の内容を見返してあげましょう。
そうすることで、部下も頭の整理ができ、何をすればいいのかわかるようになります。
残業することのデメリット
上司や部下の中には、残業をすることが、一生懸命仕事をしていると考えている方もいるんじゃないでしょうか。
ですが、そんなことはないと思うんです。
というのも、一生懸命仕事している人ほど効率的かつ、生産性の高い仕事をしていると思いませんか？
できる人ほど、テキパキと仕事をするんです。
逆に、仕事ができない人ほど、ダラダラと仕事をします。
どちらが一生懸命なんでしょうか？
もちろん前者ですよね。
一昔前までは、残業する人ほど評価されてきましたが、今では残業しないかつ、仕事で成果を出している人の方が評価されます。
そうなんです、今の時代では『残業が多い人＝仕事ができない人』と思われてしまうことだってあるんです。
もちろん、仕事の進捗や時期によっては、残業を避けられないこともあります。
そういった場合以外で、残業することは、評価されるどころか、むしろデメリットでしかないんです。
まとめ
部下の残業時間が増えすぎて、頭を抱える上司の方は多いです。
そんなときは、部下の行動を観察してみるのはいかがでしょう？
仕事を理解していないのか、それとも優先順位がつけられず、目の前の仕事からはじめているのか。
部下自身は意識できていないことでも、上司のあなたなら意識してアドバイスできますよね。
ということで、今回は以上です。
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