自分なりに早くレスポンスを返しているつもりなのに、上司からは遅いと注意される。
実は、レスポンスを返すにしても、ただレスポンスを返せばいいというわけではありません。
この記事では、レスポンスが遅い理由とレスポンスする際の注意点について、解説しています。
レスポンスが遅いと悩んでいる方の参考になれば幸いです。
本記事では、下記の内容を解説します。
- 「レスポンスが遅い！」と注意される理由とは
- レスポンスする際の注意点
- レスポンスが遅いと仕事のチャンスを逃す可能性がある
この記事を書いている僕は、以前はレスポンスが遅いと上司にキレられたことがあります。
その時に思ったのが、「他の仕事で手一杯なのに、レスポンスを早くしろとかって、結構無茶振りだよな」でした。
その経験から、今回は対処法を解説していきます。
「レスポンスが遅い！」と注意される理由とは
レスポンスが遅いのにも理由があります。それは下記です。
- 仕事の期限がわかっていない
- 仕事の順番がわかっていない
- 仕事の重要性がわかっていない
上記の3項目が、レスポンスが遅いと言われる理由ではないかと思います。
実際に僕は上記の3項目の全てができていませんでした。
どういうことか、ひとつずつみていきましょう。
仕事の期限がわかっていない
仕事には期限があります。
この期限がわかっていないと、『いつまでにどんな返事しないといけないのか』がわかりません。
そのため、仕事を後回しにしてしまい、レスポンスが遅くなってしまうことに繋がります。
仕事の順番がわかっていない
仕事を進めていく上で、大事になのが順番です。
この順番がわかっていないと、『どの段階で、どんなレスポンスをすればいいのか』がわかりません。
そのため、レスポンスのタイミングが遅くなることにも繋がります。
仕事の重要性がわかっていない
仕事の重要性がわかっていないと、『どのくらいの頻度でレスポンスを返さなければいけないのか』がわかりません。
重要な案件ほど、レスポンスの頻度が高く、求められるスピードも早いです。
レスポンスする際の注意点
レスポンスをする際の注意点として
- 新しく仕事を依頼されたとき
- すでに、多くの仕事を抱えているとき
の2つのパターンと、レスポンスを返すタイミングについて見ていこうと思います。
パターン①：新しく仕事を依頼されたとき
まずは依頼された仕事内容を確認しましょう。ここで確認するのは下記の2点です。
- すぐに取り掛かれるのか
- すぐに取り掛かれないのか
この2点を自分で確かめてみないことには、始まりません。
- すぐに取り掛かれるなら、すぐに取り掛かれることと、いつまでにできそうかを伝えましょう。
- すぐに取り掛かれないなら、すぐには取り掛かれないこと、いつなら取り掛かれるのかを伝えましょう。
仕事を抱えすぎると、レスポンスが遅くなる原因にもなりますので、抱えすぎないように、仕事の量を調整することも大事です。
そのためにも、すぐに取り掛かれないような仕事については、断ることも必要です。
ちなみに、仕事の上手な断り方については、
頼まれたら断れない、依頼された仕事を断る方法【断る勇気】で紹介していますので、よろしければ参考にどうぞ。
パターン②：すでに、多くの仕事を抱えているとき
すでに多くの仕事を抱えており、その中で、レスポンスを早くするためには、『相手の気持ちになることが大事』ではないかと思います。
というのも、上記の『「レスポンスが遅い！」と注意される理由とは』で紹介したように、
- 仕事の期限がわかっていない
- 仕事の順番がわかっていない
- 仕事の重要性がわかっていない
が原因であることがほとんどです。
そもそも、「レスポンスが遅い！」と注意されることは、相手側からこちらに対しての一種のクレームなんですよね。
なので、相手がどんな状況で、こちらはどのタイミングでレスポンスを返さないといけないのかを、把握しておくことが必要なんです。
例えば、相手が急いでいるようなら、遅くても、2・3日中に何かしらのレスポンスを返さなくてはいけません。
なので、この仕事の依頼者は『急いでいるのか』それとも『急いでいないのか』、どのタイミングレスポンスを返した方がいいのか、ということを考えなくてはいけません。
普段は意識できていることでも、仕事を抱えすぎると、抜けやすくなるので、頭で記憶するんじゃなくて、
メモかなにかに記録しておきましょう。
レスポンスを返すタイミング
結論として、レスポンスを返す上で大事なのは、『レスポンスを返すタイミング』だと思っています。
レスポンスを返すタイミンングを間違わなければ、上司から怒られることもなく、取引先とトラブルになることもありません。
「じゃ、どうやってタイミングを見計らうの？」と思われるかもしれませんが、そのタイミングはすでにお伝えしています。
つまり、
- 仕事の期限
- 仕事の順番
- 仕事の重要性
の3つを意識しながら、
その上で、自分が仕事の依頼者なら、どのタイミングでレスポンスが欲しいと思うのか、を考えることです。
このように、考えることができれば、「レスポンスが遅い！」なんて言われることはありません。
レスポンスが遅いと仕事のチャンスを逃す可能性がある
当たり前と言えば当たり前ですが、レスポンスが遅いと、いろんなチャンスを逃すことになってしまいます。
例えば、
- 取引先のお客様が離れていく
- 給料UPや出世が難しくなる
- 重要な仕事を任せてもらえなくなる
など。
取引先のお客様が離れていくで言えば、
仮に、あなたが仕事を依頼する立場だとして、急ぎでやってもらいたい仕事があるのに、1週間経ってもなんの音沙汰もないんじゃ、
最悪の場合、依頼者が「もう、この人とは仕事したくない」と感じてしまうと、取引をしてくれなくなりますし、
知り合いに、仕事を紹介したいとも思わないので、仕事の機会損失になってしまいますよね。
まとめ
仕事をする上で、相手の立場にたって物事を見ることも大事でして、そうしないと見えてこないこともあります。
相手の立場にたって、いつまでに、何を優先して、どんな進めた方なら喜んでくれるのか。
「レスポンスが遅い！」と注意されるのは、それだけ、相手にとって急ぎで重要度の高い仕事だからです。
『レスポンスが遅い！』と言われたことがある方は、上記の内容を意識してみるといいんじゃないかと思います。
ということで、今回は以上です。
