一生懸命メモを取るのに、仕事ができない新人さん。どうやって指導すればいいんだろう？
この記事では、メモは取るのに、仕事ができない人の指導方法について解説しています。
メモを取ることに集中している人は、どうやって指導すればいいんだろう？そんな悩める方の参考になれば幸いです。
本記事では、下記の内容を解説します。
- メモを取るのに、仕事ができない人の指導方法
- メモを頑張って取っても、仕事ができない理由
- 一言一句メモを取る人は、要注意かも？
この記事を書いている僕は、不動産業界で6年間勤務していました。
「教えたら、すぐメモを取るのに、なんで仕事が覚えられないんだろう？」
こんな感じの困った新人さんに、頭を悩ませている方も、多いのではないでしょうか？
そこで、今回は『メモを取っても仕事ができない人の指導方法』について、解説していきたいと思います。
メモを取っても仕事ができない人への指導方法
指導方法は4つあります。
- 指導方法①：仕事の進捗を、頻繁に確認する
- 指導方法②：仕事を任せるときは、理由も合わせて指示を出す
- 指導方法③：教えるときは、メモを取りやすい速さで説明する
- 指導方法④：メモした内容を、整理させるようにアドバイスする
それでは、ひとつずつみていきましょう。
指導方法①：仕事の進捗を、頻繁に確認する
仕事の進捗を頻繁に確認するのは、期限や周囲の状況を意識して、仕事に取り組んでいるかどうかを確認するためです。
例えば、
- 「前に依頼した〇〇の件はどこまで進んだ？」
- 「来週課長がいないけど、課長の承認が必要なものはないよね？」
など。
メモを取るのに、仕事ができない人は、「メモをしたから大丈夫！」と心のどこかで安心してしまっているんです。
「そこまでしないといけないの？」と思われるかもしれません。
ですが、メモした安心感から、仕事をする上で大事な『期限』や『周囲の状況』などに意識がいかなくなるんです。
そのため、メモしたはずなのに、うっかりして、、、というような、悲しい結果になってしまうんです。
指導方法②：仕事を任せるときは、理由も合わせて指示を出す
仕事を任せるときに、どのような指示を出していますか？
- 「この顧客データの入力をお願い」
- 「審査に必要な資料をまとめておいて」
といった感じで指示を出していませんか？
メモを取っているのに、仕事ができない原因のひとつは、『仕事を理解していない』ということが考えられます。
仕事を理解していないので、取ったメモをどのようにして使えばいいのかがわからないんです。
なので、仕事をお願いするときは、ただ指示するのではダメなんです。
なんのためにするのか、どういったところに注意を向ける必要があるのか、も指示と合わせて伝えないといけないんです。
指導方法③：教えるときは、メモを取りやすい速さで説明する
仕事を教えるとき、ついつい早口になっていませんか？
喋る人のペースに合わせて、メモを取るのって結構大変なんです。
- 喋る速さを抑えてください
- 聞き取れなかったので、もう一度おっしゃってください
って、説明を受ける側からしたら、なかなか言えないですよね。
「説明してくれているんだから、静かに聞かなきゃ」と聞くことに全集中してしまう人の方が、多いんじゃないでしょうか？
なので、「あ、メモを取り始めたな」と思ったら、ちゃんとメモが取れているのかを、チラチラ覗き込むのもありです。
説明したことを文字で書いているのか、それとも喋る速さについて来られず、謎の文字が飛びかっているのか、この違いは大きいんです。
指導方法④：メモした内容を、整理させるようにアドバイスする
メモは取るのに、仕事ができない人の多くは、メモをしたことで満足してしまっているんです。
- メモしたから大丈夫！
- わからなかったら、メモを見ればいいや
しかし、いざ、メモを見返そうとしたときに、
- 「あれ？メモをどこへやったっけ？」
- 「このメモに書いてあるのは、なんのことだっけ？」
と、メモを書いた本人が、後で混乱することもしばしばあります。
メモをしたことで、満足させないように、メモしたことを整理させるよう、アドバイスしてみてはいかがでしょうか？
メモはパズルのピースのようなもので、バラバラだとパズルは完成しません。
メモというピースをつなぎ合わせないと、仕事というパズルは完成しないんです。
メモを頑張って取っても、仕事ができない理由
メモを取っているのに、仕事ができるようにならないのは、メモを取ることの意味がわかっていないからなんです。
『手段と目的を勘違いしている』といってもいいと思います。
よくいるのが、
- メモを取ることに必死になりすぎて、メモを取って完全燃焼してしまう人
- わかりやすいメモを取ることにこだわりすぎて、メモが設計図みたいになってしまう人
これでは、もはやメモではないですよね。
なぜなら、メモを取ることは、忘れないための手段であって、メモを取ることそのものが目的ではないからなんです。
メモの正しい使い方は、わかりやすく、簡単に書いておき、忘れないようにすることです。
一言一句メモを取る人は、要注意かも？
メモを取る際に、一言一句漏らさずメモと取ろうとする方っていますよね。
そんな、メモを取ることに集中してしまう人には、注意したほうがいいかもしれません。
僕の経験上、一言一句メモしようとする人は、完璧主義的なところがあり、マニュアル人間なところがあるのではないかと思うんです。
例えば、
- 説明されていないことはできない
- 説明されていることは全てが大事なこと
職種によって、「完璧主義OK！」「マニュアル人間歓迎！」というところもあるかもしれません。
ですが、多くの会社では、自分で考えて行動できる人材を求めているのではないでしょうか？
そうなると、仕事に完璧なんてありませんし、マニュアル通りにいかないことなんて多々あります。
メモを取ることに必死な人には、なんでメモを取るのか、その目的を伝える必要があるんじゃないでしょうか。
まとめ
メモを取ることに必死になっている人には、『メモは手段であって、目的ではない』ということを、気づかせる必要があります。
なぜなら、メモを取ることがどういうことなのかを、勘違いしている人が多いからです。
一生懸命メモをしても仕事ができない人たちは、メモを取ることが目的になっていることが多いんです。
まず、メモを取ることに対しての、誤った認識を改めさせることからはじめてみてはいかがでしょうか？
ということで、今回は以上です。
