デスク周りの整理整頓ができなくて、探し物に時間がかかってしまう。
整理整頓は仕事の効率を上げるのに効果的です。
この記事では、仕事が忙しくて、デスク周りの整理整頓ができない方向けに、整理整頓の方法を解説しています。
探し物に時間がかかって、なかなか仕事が進まないと悩んでいる方の参考になれば幸いです。
本記事では、下記の内容を解説します。
・整理整頓のやり方
・整理整頓の基本
・整理整頓をするメリットと、しないデメリット
この記事を書いている僕は、不動産業界で6年間勤務していました。
入社当初の僕は、仕事に追われて、整理整頓をする時間もなく、必要な書類を探すのに時間をかけていました。
そこで、今回は『仕事効率にも影響する整理整頓術』について解説していきたいと思います。
整理整頓のやり方
ここでは、実際にどうやって整理整頓をするのかを解説していきます。
整理整頓の始め方
よく言われていることですが、必要なものと必要じゃないものに分けることから始めましょう。
何ヶ月も前の案件の書類や、すでに終わっている案件の書類をまだデスクの上に置いてあったりしていませんか？
そういった書類は、よほどのことがない限り、使う機会はありません。
倉庫にしまうか、またはPDFに保存して、デスクの上からなくしてしまいましょう。
また、PDFにした書類は、データとして保存しているので、紙の書類はシュレッダーにかけて捨てましょう。
ここで大事なのは、『思いきりの良さ』です。
ものを片付けられない原因は、「いつか必要になるかも」と考えてしまうことなんです。
そのため、「近くに置いておこう」としてしまい、気がついたら、書類の山に囲まれた状態になるんです。
『必要なもの』と『必要じゃないもの』の仕分けは、整理整頓以外に今までやってきた仕事の内容を振り返ることにもなります。
キレイな状態を維持する
デスク周りがキレイな状態になったら、次はその状態をキープすることを心がけてください。
というのも、せっかくキレイにしたデスク周りも、仕事が忙しくなると、またすぐに書類でいっぱいになりがちです。
そうなってから、また整理整頓をやろうとしても、なかなか手がつけられません。
なので、「デスク周りのものが増えたな」と思ったタイミングで、整理整頓をするように心がけましょう。
整理整頓のコツ
整理整頓は、いっぺんにやろうと思ってもなかなかできません。
少しずつコツコツとやっていくことで、最終的にキレイな状態になるんです。
部屋の掃除もそうですよね。
そのうち片付けようと思っていても、なかなか始められないことってありませんか？
『継続は力なり』でして、少しずつ始めていくことで、結果的にキレイな環境を作ることができるんです。
例えば、『今日は引き出しの中だけ片付ける』『明日はデスクの片隅だけを片付ける』といったちょこっとでもOKです。
仕事は毎日舞い込んできます。
「やっと時間が空いた」と思っても、また次の仕事が舞い込んでくる。
そんな、仕事に追われる毎日じゃ、いっぺんに整理整頓できる時間を確保することは難しんです。
整理整頓の基本
一口に整理整頓といっても、基本を意識して取り組む必要があります。
ここでは、整理整頓の基本5Sについて、みていきたいと思います。
整理整頓の基本5Sとは
『整理整頓の基本5S』とは、下記の単語の頭文字のことを指します。
- 整理
- 整頓
- 清掃
- 清潔
- 躾（しつけ）
それぞれの定義は下記の通りです。
1、整理
必要なものと不要なものに分けて、不要なものは捨てる
2、整頓
必要なものを必要な時に必要な分だけ取り出せるようにすること
3、清掃
毎日使うものはキレイにすること
4、清潔
整理・整頓・掃除の状態を維持すること
5、躾（しつけ）
整理・整頓・掃除の状態を維持できるようにルールを決めること
僕も、入社した当初はデスクの周りが書類で溢れ、書類を探すにも時間がかかっていました。
整理整頓の大切さに気がついたのは、『トヨタの片付け』という本を読んでからです。
僕はすごく参考になったので、興味ある方はチェックしてみてください。
整理整頓をするメリットと、しないデメリット
「整理整頓が大事なのはわかったけど、具体的にどんなメリットがあるの？」と思われる方もいるかもしれません。
ここでは、僕が整理整頓をするようになってから感じたメリットと、
整理整頓をしていなかったら、こんなデメリットがあったんじゃないかということについて解説します。
整理整頓をするメリット
整理整頓をするようになってから、感じたメリットは下記です。
- 時間が増えた
- 頭がすっきりした
- 上司からの評価が上がった
- 仕事に向き合う姿勢が変わった
- 効率よく仕事ができるようになった
というのも、整理整頓ができない状態は、僕にとって負の連鎖でしかなかったからなんです。
- 必要な書類を探すのに時間がかかる
- 朝、デスクの上の書類の山をみるとテンションが下がる
- 書類の山に囲まれて何がどこにあるかわからずパニック状態
整理整頓をするようになってから、上記のようなことがなくなったので、自然と仕事も効率的にできるようになりました。
なので、整理整頓は仕事の効率にも影響するし、仕事と向き合う姿勢にも影響します。
整理整頓をしないデメリット
もし、僕が整理整頓の大事さに気がつかず、整理整頓をしていなかったら、どんなことになっていたか考えてみました。
- 一日の中で、探し物に使う時間が増える
- 「デスクの上を片付けろ」と上司に怒られる
- 仕事の効率も上がらず、残業することが増える
- 仕事にもやる気が出せず、成果を上げることができない
- 周りから『だらしない人』と思われ、頼られることもない
整理整頓って自分だけじゃなく、周りからの印象にも影響するんですよね。
まとめ
整理整頓はただの片付けではありません。
整理整頓から受ける恩恵は多いんです。
・残業が多い
・効率的に仕事ができない
・頭がパニック状態で仕事に集中できない
そんな悩みを抱えている方は、一度身の回りの整理整頓から始めてみてはいかがでしょうか？
いっぺんにやろうとせず、少しずつ始めていくことが継続に繋がります。
ということで、今回は以上です。
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