こんな疑問にお答えします。
本記事では、下記の内容を解説します。
- 頼まれたら断れない、依頼された仕事を断る方法
- 安請け合いは身を滅ぼす原因
- 『断る勇気』の身につけ方
会社員の頃、安請け合いをして、身を滅しました。
頼まれたことを断ることができず、結局期限に間に合わせることができなくて、怒られるという結末。
この記事では、怒られながら、徐々に断ることができるようになった僕の経験談を書いています。
頼まれた仕事を断れないと、悩んでいる方の助けになれば幸いです。
頼まれたら断れない、依頼された仕事を断る方法
上司や同僚に、仕事を頼まれると断りづらいときってありますよね。断るにしても、『断り方の順番』というのがあります。
まず、断る順番を意識しましょう
断るにも順番があります。
①：相手の状況を把握する
②：頼まれた内容を確認する
③：相手に寄り添った断り方をする
相手の頼み事を断るというのは、言い方を変えれば、相手を『拒絶する』とも言い換えれます。
単に断るだけですと、相手も傷つくし、場合によっては怒り出すこともあります。
例えば、下記のようなやりとり。
課長：この書類の処理をお願い。
あなた：すみません。できません。
課長：なんでできないの？
あなた：他の仕事が忙しくて、、、
課長：他の仕事が忙しいって、それは要領が悪いからじゃないの？もっと要領よく回さないと、仕事なんてできないよ。
あなた：・・・（そんなこと言われても）
この場合、上司はなにがなんでも、あなたに書類の処理をやらせるつもりになっています。
そのため、忙しいということを伝えたとしても、要領のせいにして、一蹴されます。
こうなると、言い返せなくなり、結局は仕事を引き受けてしまう。
この例をもとに、断る順番を説明していきます。
①相手の状況を把握する
まずは、依頼者（ここでは課長）の状況を把握しましょう。
どういうことかと、依頼者にとって、急ぎの案件なの、それとも急ぎではない案件なのかというのを、まず把握しましょう。
なぜなら、急ぎなのか、急ぎじゃないのかによって、断り方も変わってくるからです。
- 急ぎの場合→あなたにしかできないと考えている
- 急ぎじゃない場合→経験を積ませる意味で任せてみようかと考えている
なので、まず、
- 急ぎの案件ですか？
- いつまでに必要ですか？
と確認すようにして、相手の状況を把握しましょう。
②頼まれた内容を見て、できそうかどうかを判断する
忙しいときなんかに、依頼内容を確認せずに、仕事を引き受けてしまうことってありませんか？
仕事を依頼されたら、まず最初に、依頼された仕事の内容を確認しましょう。
なぜなら、仕事の内容によっては、すぐに取りかかれないとか、そもそも自分にはまだできないような案件もあるからです。
すぐに取りかかれない案件
- 出張で次の日からしか取りかかれない
- 準備が必要で、すぐには取りかかれない
自分にはまだできない場合
- 実行権限がない
- まだ、やったことがないような仕事
など。
内容を確認せずに引き受けてしまうと、
例えば、当日中に完成させて欲しい案件でも、その日1日外出で、対応できないとなると、
あとで無駄に怒られるだけじゃなく、相手にも迷惑がかかってしまいますよね。
③断るときは相手に寄り添った断り方を
ここが一番大事なところですよね。
ここでは、上記の例を参考に、実際にどうやって断るのかについて、2つのパターンで解説していきます。
結論から言いますと、『仕事を断る』のではなく、『仕事内容を断る』ということでして
どういうことかというと、相手の『要求を変えさせる』または、自分の有利になるように『妥協してもらう』ということです。
パターンA
課長：この書類の処理をお願い。
あなた：はい。わかりました。ところで、いつまでに必要なんですか？
課長：急ぎなんだよね。できれば今日中に完成させて欲しい。
あなた：今日中ですか。今〇〇と□□の案件を抱えていまして、じゃ、その二つは、後回しでもいいですか？
＜後回しでもいい場合＞
課長：あぁ、その二つは後回しでいいよ。今頼んだ案件を優先して取り掛かって。
あなた：わかりました。
＜後回しできない場合＞
課長：〇〇と□□の案件を抱えているのか、、、。なら、その2つを優先して、今渡した案件は他の人にやってもらうよ。
あなた：わかりました。
＜ここでのポイント＞
- はい。わかりました→最初から拒否せず、一度受け入れる姿勢を見せる。
- いつまでに必要なんですか？→期限を確認する（①相手の状況を把握する）
- 今日中ですか。今〇〇と□□の案件を抱えていまして→自分の状況を伝える
- じゃ、その二つは、後回しでもいいですか？→上司に優先順位を確認する
＜結果＞
- 後回しでもいい場合、〇〇と□□の案件は後回しでもいいと上司が言っているので、焦る必要はありませんよね。渡された案件に集中できます。→これで、いっぺんにやらなくてよくなるので負担減少。
- 後回しできない場合、他の人に案件を回せたので、〇〇と□□の案件に集中すればいいですよね。→結果として、上司の仕事を断ることができました。
パターンB
課長：この書類の処理をお願い。
あなた：はい。わかりました。ところで、いつまでに必要なんですか？
課長：急ぎじゃないから、2〜3日中に完成させてくれればいいよ。
あなた：2〜3日中でいいんですね。わかりました。しかし、これから出張で、取り掛かれるのは明日からになります。
なるべく2〜3日中に完成させるように頑張りますが、もしかしたら2〜3日中にできないかもしれません。それでもよろしいですか？
課長：あぁ、それでいいよ。3日以上かかるようなら、事前に報告してくれればいいから。
あなた：わかりました。
＜ここでのポイント＞
- はい。わかりました→最初から拒否せず、一度受け入れる姿勢を見せる。
- いつまでに必要なんですか？→期限を確認する（①相手の状況を把握する）
- 2〜3日中でいいんですね。→復唱することで、期限を再度確認。
- これから出張で取り掛かれるのは明日からになります。→すぐに取り掛かれないことをアピール
- なるべく2〜3日中に完成させるように頑張りますが→精一杯頑張りますアピール
- 2〜3日中にできないかもしれません。それでもよろしいですか？→よくなければ他の人に振ってくれるかもしれないのと、間に合わなかったときの保険
＜結果＞
- すぐに取り掛からなくても大丈夫→焦る必要がないので、負担減少。
- 3日以上かかるようなら報告する→最悪間に合わなくても、報告すればいいので、焦る必要もなし
これは、あくまでも一例です。その通りいくとは限りません。
ですが、この例の中のように、ただ単に「できません」と断るのではなく、相手の依頼を受けつつ、自分に負担がかからないようにすることが大事です。
安請け合いは身を滅ぼす原因
仕事を依頼してくるのが、上司や先輩だと断りづらいですよね。自分の負担になるとわかっていながら、ついつい安請け合いしてしまう。
しかし、安請け合いしても、誰のためにもならないんですよね。
特に自分の仕事が忙しいときに、他の仕事を安請け合いすると、悲惨な目にあうことも。
例えば、下記のような場合。
安請け合いしたばっかりに
- 自分の仕事に支障がでる
- 自分の仕事量が増えてしんどい
- 依頼した仕事でミスすると怒られる
せっかく、依頼してきた人のためを思って引き受けたのに、これでは、報われないですよね。
僕も以前は、「上司の依頼を断るなんて」とか「周りとの関係が悪くなったらどうしよう」とか考えていました。
しかし、それは間違った考えで、正しくは仕事を断るのではなく、自分の負担にならないように、工夫して引き受ける。
なので、仕事を依頼されたときは、自分の負担にならない引き受け方は何か、を意識してみましょう。
『断る勇気』を持つ
断る勇気を持つことが大事です。
「自分は気が弱いから無理」とか「気を使いすぎて断れない」とか、思われる方もいるいるかもしれませんが、もっと気楽に考えていきましょう。
『断る』というと躊躇するかもしれませんが、上記の『断るときは相手に寄り添った断り方を』でもお話ししたように、『仕事を断る』のではなくて、自分の負担にならないようにすることが大切です。
くらいの気持ちです。あくまでも気持ちでして、口には出さないようにしましょう。
今回は以上です。
