本記事では、下記の内容を解説します。
- 書類チェックでミスを減らす方法5つ
- 書類チェックの時間を短縮するためには？
僕の前職は不動産投資会社の総合職でした。ローンの融資に関する書類を毎日扱っていました。重要な書類なのでミスは許されません。
最初はできないことも多く、ミスばかりして怒られましたが、下記の方法でミスを減らすことはもちろん、書類を処理するスピードも上がりました。
今回は、その方法を5つ紹介します。
書類チェックでミスを減らす方法5つ
書類チェックってミスがないか、確認するためにするものですよね。それなのに、ミスしているところをスルーしてしまう。
これでは、チェックの意味がありませんので、チェックする際に、下記の方法を試してみてください。
方法①：原本をコピーして書き込む
原本をコピーして、コピーした方の確認したところに『レ点』をつけながら、チェックしていきましょう。
『レ点』をつけるメリット
- あとで見返す時に、確認した箇所がわかる
- 確認の『抜け』『漏れ』がないかわかる
「うちの会社ケチだから、そういう目的のコピーができないんだよなぁ」という方もいるかもしれません。
僕はコピーするのが段々面倒になってきたので、途中から薄いシャーペンを使って、原本に直接書き込んでいました。
原本に直接書くのはリスクがあるので、おすすめはできませんが、念のため、原本に書くときは下記のようなことに注意してください。
原本に直接書くときの注意点
- 複写式になっていないかどうかを確認する
- 後から簡単に消せる濃さのシャーペンを使う
- 消しても、後がつかないようにかるく『レ点』をつける
- なるべく左右の余白のところに『レ点』をつける
※文字に重ねて『レ点』してしまうと、消すときに、文字のインクが薄くなる。
※文字がごちゃごちゃしている書類だと、『レ点』を消し忘れる可能性がある。
方法②：一言一句確認する
慣れないうちは、一言一句確認しながら、ミスや間違いがないかを、チェックするようにしましょう。
「そんなの時間もないし、面倒」だと思われるかもしれませんが、しかし、確実にチェックしていくにはこれが一番いい方法です。
ポイントは『ペンでなぞるようにして確認する』です。書き込む必要はないので、ペン先を引っ込めてOKです。
メリットとして
- 文字を追いながらチェックできるので、集中できる
- 文字を追いながらチェックできるので、迷わない
最初は大変かもしれませんが、慣れていけば、コツが掴めてくるので、スピードも上がっていきます。
中には、『行』を指や物差しで押さえながら、一行ずつ確認する人もいるので、ぜひ試しにやってみてください。
方法③：ミスがある前提でチェックする
書類のチェックは、『間違い探しゲームのようなもの』だと思ってください。
僕は当初、「ミスがないかどうか」というのは意識していたのですが、「この中にミスはある」ということまで意識していませんでした。
その結果、チェック漏れや、ミスを見逃し、よく怒られていました。
昔あった、『ウォーリーを探せ』という絵本を読んでいるみたいに、この中にミス（ウォーリー）はある（いる）くらいの気持ちで探すと、ミスも見つけやすいですよ。
方法④：2度チェック
完璧に終えたと思っていても、見逃していることろがあるかもしれません。2度チェックは大切です。
人間ですから、ミスや見落としはあるものです。
自分では気がつかないうちに、確認するところを一個飛ばしたり、似たような漢字に気がつかなかったり、そういうこともあります。
『レ点』をつけていないところは、まだ確認していないところなので、チェック漏れを防いでくれます。
急いでいる場合なんかは仕方ないですが、できることなら、2度チェックできるくらいの余裕を持った方が、チェックの精度も上がりますよ。
方法⑤：チェックリストを作る
最後に、合わせてやっておいた方がいいのが、チェックリストを作ることです。
よくミスするところをリストにして、次からはそのリストももとにチェックを行っていく。
ただ正直、チェックリストはなくてもいいと思うのですが、僕の場合はローン融資の書類を多く扱っていたので、チェックリストを作っていました。
チェックリストを作ると、メリットもあります。
チェックリストを作るメリット
- ミスが多いところがわかる
- リストをみながらチェックすると、抜けや漏れが少ない
例えば下記のような項目をチェックリストに書いていました。
- 氏名の確認 ※漢字に注意。『高』と『髙』など
- 生年月日の確認 ※西暦で書かれているかどうか
- 住所の確認 ※免許証の住所とあっているかどうか
- 融資申し込み額は千円単位で書かれているか ※〇〇銀行は万円単位
- 必要箇所に捺印されているか ※捺印4箇所、割印2箇所、捨て印2箇所
こんな感じです。
よく覚えていないのですが、実際は、20個か30個くらい項目を作った気がします。
ただ、一般的の書類チェックは、そこまですることもないと思うので、あくまで参考程度に。
書類チェックの時間を短縮するためには？
書類のチェックって時間がかかりますよね。できることなら、早く終わらせたい。
量をこなす
書類のチェックを早く終わらせるためには、量をこなすしかありません。
もし、簡単な方法を期待されている方がいたらすみません。簡単な方法はないんです。
なぜなら、量をこなしていくと、『ミスが多いところ』『よくミスするところ』が、だいたいつかめるようになるからです。
僕の経験上、ミスするところには共通点があるんですよね。
例えば
- 日付が抜けている
- 但書が書かれていない
- 印鑑が押されていない
- 合計金額が間違っている
など。
量をこなしていけば、ミスが多いポイントのようなところが、わかるようになってきます。
最初は時間がかかるかもしれません。ですが、時間を短縮させる一番の方法は、地道に積み上げていくことです。
最初は細かなところまで見ない
ここでは、2度チェックできることを前提として、お話しています。
上記で『2度チェック』の話をしました。
2度チェックできる余裕があるときは、1度目は全体をざっくり見る感じで、細かいところは2度目のチェックの時に行うのがいいです。
1度目のチェックで確認するところ
- 記入漏れがないかどうか
- 不足書類がないかどうか
この2点です。
この段階で、問題があるようなら、正しいチェックができません。
2度目のチェック
- 誤字・脱字がないか
- 計算はあっているか
など、細かいところをチェックしていきます。
2度目は最終確認といった感じですね。
この辺も『書類チェックでミスを減らす方法5つ』を意識しながら、量を積み上げていけば、できるようになります。
ここまでできるようになると、チェックミスもだいぶ、少なくなっているかと思います。
確認する順番を決めておく
上記の2つができれば、チェックのスピードはかなり上がると思います。
プラスアルファとして、確認する順番も決めておいた方が、効率がいいです。
順番を決めておくことで、順番通りに進めば、抜けや漏れを防ぐことにつながります。
融資関係の書類を例にすると
①融資申込書
②運転免許証
③健康保険証
④源泉徴収票
⑤借入返済票
という順番で、僕は確認していました。
順番を決めておけば、不足書類があった時にすぐわかりますし、融資申込書の本人確認と合わせて、免許証と保険証の確認もできます。
融資申込書に記載されている、年収額と源泉徴収票の金額もついでに確認できますよね。
これらの作業は、特に問題がなければ、2~3分くらいでできます。
あとは借入返済票の借入額と年間返済額を出して、倍率と返済比率を計算するだけです。
順番を決めるメリットとして、
- 不足書類がないか確認できる
- 関連する内容のものは、まとめてチェックできる
まとめ
書類のチェックって大変で、面倒ですが、大きなトラブルにならないために、なくてはならない重要な業務です。
とはいえ、ポイントさえつかめれば、あとは量をこなしていくだけで、誰にでもできることです。
まずは『書類チェックでミスを減らす方法5つ』を試してみてください。
最初のうちは『スピードよりも正確さ重視』を心がけましょう。
今回は以上です。
